Reuniões desnecessárias chegam a custar R$ 533 milhões por ano às grandes empresas

O grande abrandamento da Covid-19 e o retorno, pelo menos parcial, do trabalho presencial na maioria das empresas, trouxeram de volta o que muitos trabalhadores tinham até esquecido da existência: as reuniões também presenciais. Afinal, durante a pandemia, as reuniões davam-se quase sempre via internet – as famosas “lives” -, nas quais a imprescindível objetividade era inevitavelmente permeada por uma boa dose de informalidade.

Naturalmente, o redivivo predomínio das reuniões presenciais – adoradas por uns, detestadas por outros, e vistas apenas como inevitáveis pela maioria dos colaboradores – também trouxe de volta as virtudes e vícios deste tipo de instância de decisão e avaliação. Principalmente os vícios.

E fez reaparecer, por esta razão, uma expressão que tinha quase caído em desuso durante a pandemia: “Mais uma reunião em que tudo poderia ser resolvido com um simples email”, popularizada pelos trabalhadores fartos de participar de reuniões pouco ágeis e assertivas, quando não totalmente vazias.

O quanto custam estas reuniões que talvez não precisassem ser realizadas já foi calculado. Uma pesquisa americana apontou que reuniões desnecessárias chegam custar R$ 533 milhões por ano às grandes empresas, dinheiro que poderia sem dúvida ser utilizado em coisas mais importantes.

O estudo foi realizado pelo professor de ciência organizacional, psicologia e gestão Steven Rogelberg. O levantamento analisou a agenda semanal de mais de 600 colaboradores de 20 setores diferentes, e descobriu que, em média, os funcionários gastam em torno de 18 horas semanais imersos em reuniões.

“Na verdade, a fórmula usada pelas empresas na maioria de suas reuniões está desgastada, não atende aos objetivos que deveriam atender”, diz Leandro Fernandes, gerente de People &Culture do ManpowerGroup Brasil. “É uma fórmula que precisa urgentemente ser renovada”.

Para Fernandes, é claro que as reuniões são fundamentais e não seja sequer imaginável abrir mão delas. Elas têm seus propósitos e diversos pontos positivos, como a troca em tempo real de informações, criação de projetos e estratégias, pensamento coletivo de soluções e acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas.

No entanto, quando mal feitas, podem ser prejudiciais às rotinas dos colaboradores e das instituições, ocasionando estresse e falta de tempo para as atividades do dia a dia. Deveriam, assim, possuir no mínimo um propósito claro e ser alinhadas à estratégia das companhias.

E há maneiras práticas de se fazer isto. O próprio ManpowerGroup Brasil desenvolveu quatro formatos diferentes de reuniões otimizadas, com diferentes finalidades, produtivas para as empresas e para os colaboradores, sem excessos e mantendo a eficiência.

REUNIÃO STAND-UP – O próprio nome já diz: este modelo de reunião é realizado em pé e tende a ter uma curta duração, de no máximo 15 minutos. Nela, os participantes compartilham suas atividades e obstáculos com o objetivo de manter todos da equipe alinhados e atualizados.

“Por ser de pé, enrolações e amenidades são descartados, colocando em foco apenas os assuntos essenciais e elevando a produtividade da reunião”, explica o gerente de People &Culture. “No entanto, é preciso observar que, caso haja pessoas com deficiência ou dificuldade locomotora na equipe, o ideal é que a empresa adote outra estratégia, priorizando a inclusão de todos.”

REUNIÃO DE STATUS – É uma espécie de “reunião de balanço”. A reunião de status tende a ser semanal, na qual os participantes comentam sobre os progressos nos projetos emque estão atuando e reforçam quais são os objetivos e prazos, mantendo o alinhamento com o gestor e colegas.

REUNIÃO DE BRAINSTORM – Esse modelo de reunião tende a ser mais longo – pois é nela que poderão nascer novas soluções para problemas específicos. O ideal nesta modalidade é deixar surgir uma tempestade de ideias e ir aprimorando as sugestões ao longo do encontro, para desenvolvê-las depois.

Fernandes destaca que, para manter a produtividade do tempo, é essencial que os participantes tenham um briefing sobre quais temas serão abordados neste tipo de reunião para, assim, se preparem devidamente.

REUNIÃO DE ALINHAMENTO – Nessas reuniões, quem tende a tomar a frente é o diretor da área, fornecendo informações sobre os próximos passos, novos projetos e estratégias, insights sobre novidades da empresa, com o objetivo de manter seu time atualizado e em sintonia.

“O ideal é que os colaboradores usem essa reunião para ouvir com atenção e tirar as dúvidas que surgirem, sem se prolongar. Caso seja preciso discutir outros assuntos mais profundamente, vale combinar outro encontro”, diz o executivo do ManpowerGroup Brasil.

Fernandes acrescenta que, por mais que se possa ter em mente os objetivos de cada reunião – o que já ajuda na programação e organização do dia a dia, podendo se estimar uma média do tempo gasto em cada uma -, é fundamental que haja preparação por parte dos colaboradores, anotando os pontos que querem discutir e realizando algum trabalho de pesquisa para dar mais embasamento às suas falas, quando necessário.  (texto: Alberto Mawakdiye)